San Juan-Puerto Rico Convention Bureau, sita en el Viejo San Juan, es la organización del Gobierno de PR, encargada en llevar un itinerario, control, supervisión de las actividades de convenciones a celebrarse en PR.
Junto con el monitoreo que conlleva esta data que ellos recopilan, y el seguimiento a las mismas, están otras funciones protocolarias bajo sus funciones. Convention, tiene una Junta Administrativa y una sección de Socios, que mediante el pago de su membresía son anunciados, en PR y en EU. www.meetpuertorico.com
La compañía o persona que solicita los servicios de Convention Bureau, para informarle que celebrará una convención, puede contar con otros servicios adicionales. Si la actividad o convención tiene una asistencia de personas de fuera de Puerto Rico, y consta de un aproximado de 50 personas, en adelante, puede recibir un auspicio de artesanías, de los artesanos debidamente registrados como Socios de SJ-PR Convention Bureau. La cuota va en acorde con la función o profesión.La cuota de un artesano, no es igual,que la de el Presidente de un Hotel. Pero, en el momento en que se celebran las dos actividades anuales para los Socios, ambos comparten y disfrutan de la actividad por igual.
Otro de los beneficios de solicitar los servicios de Convention, es que se le suministra transportación al Orador de la Convención, el "speaker", desde el Aeropuerto. Con la asistencia de este organismo del Gobierno, la convención a celebrarse, se siente más respaldada, más segura, que los asistentes van a tener un servicio más supervisado y una actividad más exitosa. Con unos requisitos, ya sea de cantidad de asistencia a la Isla de Puerto Rico, mediante esta convención,y evaluando los gastos a incurrir, el PR Convention Bureau, también le puede brindar a las Convenciones a celebrarse, La Fiesta Jíbara. Con kioskos de diferentes comestibles, música, las artesanías.
Cada convención es diferente, unas más concurridas que otras. Y es una fuente de empleo, que se genera en estos servicios, y para la imagen de Puerto Rico. Como en todo, con cada nuevo jefe, hay cambios, por lo que se debe verificar si alguno de estos servicios está todavía activo. Uno de estos servicios que fueron transferidos, ya no es auspiciado por Convention, es la contratación de las empleadas y empleados para cubrir las convenciones en el área de servicio de recibimiento. Los usuales puestos de registro, entrega de materiales, cobros de cuotas, y verificación de asistencias, y pre-pagados, ahora son contratados através de agencias de empleo. www.meetpuertorico.com
Yo estuve dando este servicio por muchos años, unos 9 años, (a la par que con los Grupos Focales, en Mercadeo), y era algo que me llenaba de satisfacción, porque si tenía que hacer servicios de secretarial, digital, estaba preparada para ello. También, estuve como supervisora en algunas de las convenciones.
El trabajo era más fuerte, ya que se originaban allí mismo los certificados, de los seminarios de educación continuada, requisito para las licencias profesionales, y se cobraban las cuotas. Se hacían los nombres identificaciones allí mismo. Hoy, con la ayuda de las tarjetas y las innovaciones, se hace todo pre-pagado, la cuota al día, se pagan los seminarios, y se seleccionan los seminarios a tomar, por esto, se tienen ya los certificados preparados, y los nombres de identificación, o sea, los "name tags".
Esto convierte la línea de recibo más ligera, y sólo se le entrega un sobre surtido con todo con su nombre.
Otros servicios, son los soportes a los salones de conferencias, hay unas que todos pueden entrar, otras que sólo los que pagaron. Hay área de exhibidores, que tienen su identificaciones y materiales a surtir. Por esto, las asistentes de convenciones, van al montaje y al desmontaje, que es un verdadero proyecto.
Para velar por el orden y seguridad, según el seguro que auspicia la convención así lo requiere.
En mi caso, yo me interesaba por velar e ir contando cuántos habían llegado hasta las 10 de la mañana, ya que vendrían de la cocina del hotel para recibir el reporte, y saber qué cantidad de comida preparar a los asistentes. Velaba porque el orador tuviera las cosas necesarias, los equipos de audiovisual, en su lugar, coordinaba que las mesas tuvieran su agua, lápices y anotaciones, y servía de soporte al staff de la junta de gobierno que estaba corriendo la convención.
Hoy en día, ofrezco mis servicios nuevamente, sobre todo a aquellas convenciones que me llamaban a mi Residencia para solicitar los servicios de asistente administrativa. Porque quedaron muy satisfechos con mis servicios. Mi nuevo teléfono es 787 783 4269, y el de mensajes 787 960 4425. idaliarodrz@gmail.com
A sus órdenes.
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